SISTEM ORGANISASI

       Kali ini ingin berbagi hasil diskusi dengan teman sekelas di Magri Undip. Tema diskusinya adalah organisasi, dan pokok pembahasanya adalah Sistem Organisasi. Artikel ini pernah saya sampaikan pada acara Darul Arqom Dasar (DAD) IMM di UNIMUS. Selamat membaca, semga bermanfaat.

A.    Pendahuluan

Organisasi merupakan suatu kerangka hubungan yang berstruktur di dalamnya dan berisi wewenang, tanggungjawab dan pembagian tugas untuk menjalankan sesuatu fungsi tertentu. Sedangkan sistem adalah sejumlah satuan yang berhubungan antarsatu dengan lainnya sedemikian rupa sehingga membentuk suatu kesatuan yang biasanya berusaha mencapai tujuan tententu. Sesuatu diakatakan sebagai sistem jika terjadi hubungan atau interrelasi dan interdepensi baik internal maupun eksternal antar subsistem. Jadi organisasi adalah bentuk suatu sistem yng di dalamnya mempunyai struktur yang berbeda antar satu organisasi dengan yang lainnya.

Dipandang sebagai sebuah sistem, suatu organisasi merupakan suatu sistem yang didalamnya terdapat sub sistem, dimana sub sistem ini juga memiliki sub sub sistem, dan seterusnya. Sebagai sebuah sistem, untuk dapat berfungsi dengan baik maka setiap bagian dari sistem didalam tubuh organisasi ini harus dikoordinasikan dengan baik sehingga tercipta suatu keteraturan. Untuk dapat mengkoordinasikan setiap bagian dari sistem ini maka diperlukan suatu penghubung, batasan, atau jalur yang memungkinkan setiap bagian dari sistem tersebut bekerja atau berfungsi sesuai sesuai kebutuhan dan tujuannya.

B.     Definisi Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan susunan dan hubungan antara setiap bagian maupun posisi yang terdapat pada sebuah organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan-kegiatan operasionalnya dengan maksud untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Struktur organisasi dapat menggambarkan secara jelas pemisahan kegiatan dari pekerjaan antara yang satu dengan kegiatan yang lainnya dan juga bagaimana hubungan antara aktivitas dan fungsi dibatasi. Di dalam struktur organisasi yang baik harus dapat menjelaskan hubungan antara wewenang siapa melapor atau bertanggung jawab kepada siapa, jadi terdapat suatu pertanggungjawaban apa yang akan di kerjakan. 

C.    Dasar-dasar Struktur Organisasi

              1.      Spesialisasi Kerja

Hakikat spesialisasi kerja adalah bahwa daripada dilakukan oleh satu individu, lebih baik seluruh pekerjaan itu dipilah-pilah menjadi sejumlah langkah, dengan setiap langkah diselesaikan oleh individu yang berlainan. Pada intinya spesialisasi kerja adalah sejauh mana tugas-tugas dalam organisasi dibagi bagi kedalam beberapa pekerjaan tersendiri.

             2.      Departementalisasi

Departementalisasi merupakan dasar yang dipakai dalam pengelompokan pekerjaan. Departementalisasi dikelompokkan menjadi lima tipe, yaitu:

a.       Functional : pengelompokkan pekerjaan berdasarkan fungsi yang dilakukan.

b.      Product : pengelompokkan oleh lini produk. Misal dalam suatu perusahaan memproduksi beberapa barang maka departemen produksi dibagi lagi berdasarkan jenis barang, departemen produksi pupuk, pestisida dan lain-lain.

c.       Geographical: pengelompokkan berdasarkan wilayah geografis. Misal cabang perusahaan yang berada di jawa timur dan jawa barat.

d.      Process : pengelompokkan pekerjaan berdasarkan produk atau arus pelanggan. Departemen pendistribusian barang, pemilahan barang produksi.

e.       Customer : pengelompokkan pekerjaan berdasarkan jenis pelanggan dan kebutuhannya. Misal bagian promosi, customer service.

              3.      Rantai Komando

Rantai komando adalah garis tidak putus dari wewenang yang menjulur dari puncak organisasi ke eselon terbawah dan memperjelas siapa melapor ke siapa. Ada dua hal yang utama dalam rantai komando, yaitu :

a.       Wewenang: hak yang melekat dalam sebuah posisi manajerial untuk memberikan perintah dan untuk berharap bahwa perintah tersebut dipatuhi.

b.      Kesatuan Komando: gagasan bahwa seorang bawahan harus memiliki satu atasan saja yang kepadanya ia bertanggungjawab secara langsung.

               4.      Rentang Kendali

Rentang Kendali (span of control) adalah jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh seorang manajer secara efisien dan efektif. Rentang kendali dipengaruhi oleh:

a.       Keahlian dan kemampuan manajer

b.      Karakteristik karyawan

c.       Karakteristik pekerjaan yang dikerjakan

d.      Keserupaan tugas

e.       Kerumitan tugas

f.       Kedekatan fisik dengan bawahan

g.      Standarisasi tugas

               5.      Sentralisasi dan Desentralisasi

Desentralisasi dan sentralisasi mengacu pada sejauh mana tingkat pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik di dalam organisasi. Sentralisasi dapat diartikan sejauh mana tingkat pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik di dalam organisasi. Pengorganisasian dimana manajer puncak membuat semua keputusan dan karyawan level bawah hanya menunaikan tugas yang diberikan. Adapun desentralisasi merupakan kebalikannya, desentralisasi adalah pengorganisasian dimana pembuatan keputusan didorong kepada siapa yang paling dekat pada tindakan (manajer departemen).

              6.      Formalisasi

Formalisasi mengacu pada sejauh mana pekerjaan-pekerjaan di dalam organisasi dibakukan. Jika sebuah pekerjaan sangat formal, pemangku pekerjaan akan memiliki sedikit sekali kebebasan untuk memilih apa yang harus dikerjakan, kapan harus dikerjakan, dan bagaimana dikerjakan. Karyawan diharapkan untuk selalu menangani input yang sama dengan cara yang sama, serta akhirnya menghasilkan output yang konsisten dan seragam. Di organisasi dengan tingkat formalisasi tinggi, ada deskripsi tugas yang jelas, beragam aturan organisasi, dan prosedur yang didefinisikan secara tegas.

D.    Desain Kerja

Gibson (2009) menjelaskan bahwa desain pekerjaan adalah proses dimana manajer memutuskan tugas-tugas pekerjaan individu dan otoritas. Setiap organisasi atau perusahaan mempunyai cara tersendiri dalam membuat desain pekerjaan untuk setiap karyawannya sesuai bagiannya masing- masing, dalam membuat desain pekerjaan komunikasi antara atasan dan bawahan harus diperhatikan karena desain pekerjaan dalam suatu organisasi dan proses komunikasi adalah hal yang tidak dapat dipisahkan.

Inti dalam membuat desain pekerjaan adalah bagaimana membuat semua pekerjaan yang ada disusun secara sistematis. Desain pekerjaan membantu dalam menjelaskan pekerjaan apa yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakan pekerjaan tersebut, berapa banyak pekerjaan yang harus dilakukan dan bagaimana ketentuan yang harus dijalankan sehingga pekerjaan dapat diselesaikan. Para penyusun desain pekerjaan harus mempertimbangkan hal-hal berikut :

     1.      Perluasan tugas (Job Enlargement)

Meliputi pemberian tugas yang lebih besar secara horizontal, dimana pekerjaan tambahan itu berada pada tingkat kecakapan dan tanggung jawab yang setara dengan pekerjaan semula. Gibson mengatakan perluasan pekerjaan membuat karyawan mempunyai tanggung jawab dan wewenang yang lebih besar.

    2.      Pengayaan tugas (Job Enrichmant)

Mencakup penambahan tugas dengan tanggung jawab yang lebih tinggi dan lebih mendalam. Dengan tugas yang semakin menantang disertai dengan tanggung jawab yang lebih besar maka akan meningkatkan motivasi anggota.

    3.      Perputaran tugas (Job Rotation)

Peputaran tugas yaitu melakukan penukaran tugas antar pekerja secara periodik untuk menghindari seseorang bekerja secara monoton sama setiap hari yang akan menimbulkan kebosanan. Perputaran tugas ini memberikan kesempatan kepada pekerja untuk memperbanyak pengalaman dan memungkinkan seorang pekerja untuk menggantikan pekerja lain yang tidak masuk.

E.     Kebijakan Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia sebagai individu-individu didalam organisasi memiliki keunikannya masing-masing yang tidak dapat disamaratakan sehingga kebijakan yang diterapkan dalam suatu organisasi selayaknya mampu mewadahi bahkan menjembatani beragam keunikan tersebut. Individu dalam organisasi adalah unik karena setiap individu memiliki tingkat kebutuhan yang berbeda, karakteristik yang berbeda, cara pandang atau perspektif yang berbeda terhadap suatu peristiwa atau permasalahan,  persepsi yang berbeda, dan kepribadian yang berbeda.

Dalam hal kebijakan sumber daya manusia berarti adalah tindakan yang harus diambil untuk mengelola sumber daya manusia agar dapat mencapai sasaran, karena mutu organisasi sebagian besar ditentukan oleh kualitas sumber daya daya manusianya. Penempatan orang yang tepat pada pekerjaan yang pekerjaan yang tepat adalah sasaran utama dalam pengelolaan sumber daya manusia. Agar mendapatkan dan menempatkan orang yang tepat pada pekerjaan yang tepat harus diperhatikan hal-hal berikut :

1.      Praktik Seleksi

Rekrutmen, seleksi dan penempatan merupakan suatu proses yang akan selalu dilalui oleh tiap perusahaan untuk memperoleh sumber daya manusia dan menjamin ketersediaan tenaga kerja yang dibutuhkan. Rekrutmen dilakukan oleh organisasi atau perusahaan untuk mendapatkan calon tenaga kerja untuk memenuhi kebutuhan sumber daya manusia, yang selanjutnya akan melalui sejumlah proses seleksi untuk memperoleh tenaga kerja atau sumber daya manusia yang sesuai dengan kebutuhan. 

2.      Program Pelatihan dan Pengembangan

Definisi pelatihan adalah belajar untuk mengubah tingkah laku orang dalam melaksanakan pekerjaan mereka. pelatihan pada dasarnya adalah proses memberikan bantuan bagi para pekerja untuk menguasai keterampilan khusus atau membantu untuk memperbaiki kekurangannya dalam melaksanakan pekerjaan.

Program pelatihan menurut Robin&Judge (2007) dapat mencakup berbagai hal dari mengajarkan kepada karyawan kemampuan dasar hingga kursus-kursus lanjutan kepemimpinan. Program pelatihan ini dapat dikategorikan dalam beberapa tipe yaitu, basic literacy skills, technical skills, interpersonal skills, problem-solving skills.

a)      Basic Literacy Skills

Pelatihan atau traning kemampuan-kemampuan dasar, seperti matematika, bahasa, dan kemampuan operasional lainnya.

b)      Technical Skills

Traning berupa technical skill semakin meningkat kebutuhannya seiring dengan meningkatnya penggunaan teknologi baru dan perubahan design organisasi. Pekerjaan berubah sebagai konsekuensi dari berubahnya teknologi dan struktur organisasi.

c)      Interpersonal Skills

Pelatihan interpersonal meliputi pelatihan mengenai bagaimana menjadi pendengar yang baik, bagaimana mengkomunikasikan ide mereka secara jelas,  dan bagaiman menjadi anggota team yang efektif.

d)      Problem-Solving Skills

Pelatihan problem-solving meliputi pelatihan yang mengasah logika, sebab-akibat, menganalisa masalah, dan memilih suatu solusi.

3.      Pengembangan Karier

Karir adalah suatu deretan posisi yang diduduki oleh seorang. Pengembangan karir merupakan suatu cara bagi sebuah organisasi untuk mendukung dan meningkatkan produktivitas para anggota.

4.      Evaluasi Kerja

Evalusi kinerja dimaksudkan sebagai umpan balik kepada karyawan mengenai bagaimana pandangan organisasi terhadap kinerja mereka, sebagai dasar untuk alokasi ganjaran (upah) dan menetapkan keputusan. Dalam evaluasi kinerja perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut :

a)      Maksud dan evaluasi kinerja

b)      Motivasi

c)      Apa yang dievaluasi

d)     Siapa yang harus melakukan evaluasi

e)      Bagaimana metodenya

f)       Masalah potensial

g)      Bagaimana mengatasi masalahBagaimana memberikan umpan balik kinerja

h)      Bagaimana mengenai evaluasi tim

5.      Sistem Imbalan

Sistem imbalan Adalah kenyataan yang tidak dapat disangkal bahwa motivasi dasar bagi kebanyakan orang menjadi pegawai pada suatu organisasi tertentu adalah untuk mencari nafkah. Berarti apabila disuatu pihak seseorang menggunakan pengetahuan, keterampilan, tenaga dan sebagian waktunya untuk berkarya pada suatu organisasi, dilain pihak dia mengharapkan menerima imbalan tertentu.

Dengan kata lain suatu sistem imbalan yang baik adalah sistem yang mampu menjamin kepuasan para anggota organisasi yang pada gilirannnya memungkinkan organisasi memperoleh, memelihara dan memperkerjakan sejumlah orang yang dengan berbagai sikap dan prilaku positif bekerja dengan produktif bagi kepentingan organisasi.

F.     Kesimpulan

Berdasarkan uraian mengenai sistem organisasi di atas dapat diambil ditarik kesimpulan sebagai berikut :

1. Struktur organisasi merupakan susunan dan hubungan antara setiap bagian maupun posisi yang terdapat pada sebuah organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan-kegiatan operasionalnya dengan maksud untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya 
2. Dasar-dasar penentuan struktur organisasi antara lain spesialisasi kerja, departementalisasi, rantai komando, tentang kendali, desentralisasi dan sentralisasi, formalisasi.
3. Desain pekerjaan adalah rincian tugas dan cara pelaksanaan tugas atau kegiatan yang mencakup siapa yang mengerjakan tugas, bagaimana tugas itu dilaksanakan, dimana tugas dikerjakan dan hasil apa yang diharapkan.
4. Penyusunan desain kerja mempertimbangkan perluasan tugas ,pengayaan tugas, perputaran tugas.
5. Kebijakan sumber daya manusia berarti adalah tindakan yang harus diambil untuk mengelola sumber daya manusia agar dapat mencapai sasaran.
6. Agar mendapatkan dan menempatkan orang yang tepat pada pekerjaan yang tepat harus diperhatikan hal-hal berikut: praktik seleksi, program pelatihan dan pengembangan, pengembangan karier, evaluasi kerja dan sistem imbalan.

G.    Daftar Pustaka

Dwipayana, Karmagati. 2011. Kebijakan dan Praktek Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM). https://karmagatri.wordpress.com.

Gibson, James L, et al. 2009. Organizations: Behavior, Structure, Processes, Fourteenth Edition. McGraw-Hill. New York.

Lina. 2015. Pengertian dan Contoh Desain Kerja. http://www.ilmupsikologi.com. 2015.

Mayasari, Dian. 2014. Dasar Struktur Organisasi. http://perilakuorganisasikel5.blogspot.co.id/

Rivai, Veithzal. 2009. Kepemimpinan dan Perilaku Organisasi. Rajawali Pers. Jakarta.

*) Makalah disampaikan pada LKMM TM Universitas Muhammadiyah Semarang, Jum’at 19 Mei 2017

**) Presiden Mahasiswa Unimus 2012-2013, Mahasiswa Pasca Sarjana Agribisnis Universitas Diponegoro